Libri e scritture contabili sono soggetti a specifiche regole in materia di tenuta e conservazione che l’imprenditore deve rispettare per fornire prova dei fatti che hanno caratterizzato la gestione d’impresa.
Proprio per questo motivo, che occorre periodicamente redigere le scritture contabili e tenere gli appositi registri seguendo le normative contenute nell’art. 2214 del codice civile e con le norme tributarie riportate nel D.P.R. 600/73.
La normativa
L’articolo 2214 del codice civile stabilisce che l’imprenditore è tenuto ad avere il libro giornale e il libro degli inventari oltre che a tenere le altre scritture contabili necessarie per la natura dell’attività svolta.
Lo stesso articolo però stabilisce che queste disposizioni non si applicano ai piccoli imprenditori, esonerando di fatto la categoria da questo obbligo e con l’art. 2083 si comprende che con il termine piccoli imprenditori, si fa rifermento a:
- artigiani;
- piccoli commercianti;
- Imprese familiari.
Secondo l’art. 2219 del codice civile l’imprenditore è obbligato a tenere tutte le scritture seguendo le norme di una ordinata contabilità quindi senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti di margini. Inoltre, non vi si possono fare abrasioni, se è necessario effettuare delle cancellazioni, queste devono eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili.
Per quanto tempo vanno conservate le scritture contabili
L’art. 2220 del codice civile, stabilisce che i registri contabili vanno conservati per un minimo di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione e comunque sino alla definizione dell’eventuale accertamento tributario.
È opportuno inoltre conservare anche copia di lettere, fattura, telegrammi e ogni altro documento che attesti l’attività di gestione d’impresa.
Il Decreto Semplificazioni, diventato legge il 2 agosto 2022, prevede l’abolizione dell’obbligo di conservazione sostitutiva dei libri sociali e contabili, che d’ora in avanti dovranno solo essere messi a disposizione in caso di eventuali controlli.
La conservazione elettronica
È data la possibilità all’imprenditore di tenere le scritture contabili sia in forma cartacea, quindi tenendo la contabilità usando supporti meccanografici, oppure usando documenti informatici che, secondo l’art. 2215 bis, devono essere rese leggibili in qualsiasi momento dal soggetto che le utilizza.
La normativa fiscale di riferimento per la corretta tenuta dei registri contabili è contenuta nel D.P.R. 600/73. Gli obblighi saranno differenti a seconda della natura del soggetto (imprenditore, professionista, etc) e in base al regime contabile adottato per obbligo o per scelta.